Obieg dokumentów w przedsiębiorstwie – czym jest i czy należy z niego korzystać. Podpowiadamy

Dokumenty
Zanim zastanowimy się nad problemem zainicjowania cyfrowego obiegu dokumentów w firmie, pomyślmy na czym tak właściwie ten system polega i jakie przynosi zalety. Elektroniczny system obiegu dokumentów to, w skrócie rzecz ujmując, narzędzie służące wymianie informacji w przedsiębiorstwie, aczkolwiek obieg ten ma miejsce, inaczej niż w przypadku tradycyjnej formy przy pomocy dokumentów papierowych, a za pomocą przeznaczonego do tego celu skryptu komputerowego.

Każdy papierowy dokument (zobacz: zobaczysz tu), jaki tworzony jest w obiegu tradycyjnego typu, w tym przypadku tworzony jest cyfrowo, a wszyscy pracownicy, jacy zazwyczaj powinni być z poruszanym w dokumencie tematem związani mają do niego ciągły dostęp. Gdy którykolwiek z nich chce wprowadzić aktualizacje do takiego dokumentu – wszystkie zainteresowane jednostki od razu są o tym informowane.

W uzależnieniu od wybranego programu komputerowego – widzą także historię zmian i gruntownie sprecyzowane dane na temat tego, w którym momencie i przez którego uczestnika projektu były wprowadzone. Według badań, które były prowadzone w wybranych korporacjach – taka opcja wymiany wiadomości i zadań pozwala na znaczącą oszczędność czasu i pieniędzy. Co równie znaczące – jest spektakularnie skuteczna w egzekwowaniu odpowiedzialności, przez wzgląd na stuprocentową sprawdzalność działań przypisanych do powierzonego zadania jednostek.

Co jednak w sytuacji, gdy do instytucji korzystającej z wewnętrznego cyfrowego obiegu dokumentów dotrze z zewnątrz dokument w starej formie? Co zadziwiające, w zupełności nie narusza to funkcjonowania systemu. Wystarczy rzeczony dokument (zobacz niszczenie dokumentów) zeskanować, wprowadzić do programu komputerowego i dopisać do niego jednostki odpowiedzialne oraz działania, których wymaga. Zazwyczaj także czas ich wykonania. Jest to z pewnością łatwiejsza i wygodniejsza droga – niż postępowanie stosowane do niedawna.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *


*

Możesz użyć następujących tagów oraz atrybutów HTML-a: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>