W jaki sposób usprawnić przepływ dokumentów w firmie, czyli o innowacyjnej księgowości

Kierownik niemalże każdej firmy miał do czynienia z tym problemem: zanim faktury znajdą się w archiwizacji, powinny zostać podpisane przez licznych pracowników. Proces jest długi i skomplikowany, ale jest łatwy przepis na jego usprawnienie. Jaki?

faktura

Autor: VLCinéaste
Źródło: http://www.flickr.com
Obieg faktur pomiędzy pracownikami często jest koszmarny. Proces jest nieuporządkowany, jedna faktura wraca do pracownika kilka razy, lub ginie gdzieś wśród innych papierów… Na szczęście, istnieją skuteczne narzędzia, usprawniające przepływ dokumentów. Workflow faktur, czyli obieg dokumentacji, bazuje na szczegółowym rozplanowaniu kto, dla kogo i kiedy dostarcza faktury.

Proces zazwyczaj przedstawiany jest za pośrednictwem grafów i dzieli się na parę etapów. Każdy z nich dotyczy zaangażowanych pracowników oraz określa zakres ich zadań. Precyzuje też, jaki musi być stan faktury w danych fazach. Workflow faktur może być przygotowany i nadzorowany przez specjalne rozwiązania komputerowe, ale właściciele firm mogą pójść kolejny krok dalej w usprawnianiu procesu i postawić na elektroniczny obieg faktur – http://www.efematic.pl/materialy/33. Do systemu wpisujemy elementarne cechy dokumentu, czyli jego numer porządkowy, kwotę, na którą opiewa oraz jednostkę rozliczeniową.

faktura

Autor: Steve Jurvetson
Źródło: http://www.flickr.com

Następnie wprowadzamy szczegółowe terminy (na przykład dostania, nadania, otrzymania kwoty) oraz dane klienta. Możemy budować swoje bazy danych kontrahentów, przez co, wypełnianie takich faktur będzie jeszcze sprawniejsze. Następnie planujemy, jak będzie przebiegał obieg faktur – więcej informacji o obiegu faktur. System sam także może nam zaprojektować jego przebieg. W efekcie powstaje diagram, precyzujący do kogo i kiedy ma trafić dany dokument. Tok finalizuje zatwierdzenie faktury przez wskazaną osobę i finalnie archiwizacja.

Elektroniczny obieg faktur w naszym przedsiębiorstwie znacznie usprawni przepływ dokumentów między pracownikami i zagwarantuje większą przejrzystość w fakturach. Cały proces możemy przedstawić za pomocą specjalnych narzędzi i dodatkowo zdecydować się na elektroniczny obieg dokumentów. Rozwiązania, które nam to zagwarantuje są dostarczane też przez rodzime firmy. Już dziś używa ich kilkadziesiąt tysięcy osób.

Leave a Reply

*