Po co należy niszczyć papiery w biurze?

W większości biur notorycznie wyrzucane są niezwykle duże ilości różnorodnych dokumentów. Niektóre z nich są zupełnie bezwartościowe, jednakże z całą pewnością można w nich znaleźć także i takie, które posiadają znaczące dane. Mogą to być przykładowo dane finansowe, plany handlowe albo objęte szczególną ochroną dane personalne. Warto zatem dowiedzieć się, jak właściwie powinno przebiegać efektywne niszczenie dokumentów w naszym biurze.

biuro

Autor: Bernt Rostad
Źródło: http://www.flickr.com
Zanim zainwestujemy w odpowiednie niszczarki i nakażemy wszystkim pracownikom niszczenie dokumentów, należy przygotować … dokument, w którym zawarte będą dokładne co do tego wytyczne. Z nim powinien zapoznać się każdy nowo zatrudniony pracownik (więcej na ten temat). Warto także przygotować szkolenie wyjaśniające, dlaczego należy niszczyć dokumenty oraz uświadomić ryzyko, jakie może wynikać z nieodpowiedniego zabezpieczenia dokumentów czy nieodpowiedniego ich niszczenia.

Utylizacja dokumentów w miejscu, w jakim powstały, jest rozwiązaniem najbardziej bezpiecznym, bowiem w ten sposób będziemy mieć pewność, iż wszystkie dane – sprawdź to koniecznie – są chronione i raczej nie dostaną się w niepowołane ręce. Poza tym na rynku współcześnie działa dużo firm pomagających w niszczeniu naszych dokumentów. Aczkolwiek należy pamiętać o tym, iż zlecając to zadanie zewnętrznej firmie, może istnieć pewne ryzyko, iż przedostaną się one w niepowołane ręce już na etapie ich transportu albo też podczas ich liczenia.

biuro

Autor: Black Red White
Źródło: Black Red White
Dodatkowo należy zadać dobie pytanie, co z informacjami, jakie umieszczone są na elektronicznych nośnikach. Wiele osób usuwa dane w dość typowy sposób, np. formatując dyski. Trzeba jednak wiedzieć, iż usuwanie i przywrócenie poszczególnych informacji jest bardzo proste, w związku z tym jeżeli mamy bardzo ważne informacje, powinniśmy zapisywać je na nośnikach optycznych, magnetycznych lub elektronicznych, które cechują się wysokim poziomem bezpieczeństwa.

Ważne jest również wyznaczenie miejsca niszczenia dokumentów. Powinno się mieścić w takim pomieszczeniu, do którego każdemu pracownikowi będzie „po drodze”. Równocześnie warto uczulić ich na to, żeby pamiętali, jak ważne jest niszczenie dokumentów w odpowiedni sposób. Dzięki temu przyczynimy się do zwiększenia bezpieczeństwa w firmie, a jednocześnie unikniemy przykrych konsekwencji.

Leave a Reply

*